Qué es la rentabilidad real de una excursión
La rentabilidad real de una excursión es lo que le queda a la agencia después de pagar todo lo que esa salida costó. No es el precio de venta menos el costo del proveedor principal, que es la cuenta que casi todos hacemos de memoria.
La diferencia entre las dos cuentas está en los costos que se pagan por salida y no por pasajero: la combi, el guía, el peaje. Esos no cambian si viajan dos personas o diez, así que el margen por pasajero se mueve con cada reserva que entra.
Los costos de una excursión, uno por uno
Los costos de una excursión son de dos clases, y lo que las distingue no es cuánto valen sino cómo se multiplican: hay costos por pasajero y costos por salida.
| Costo | Se paga | Moneda habitual | Cuándo se sabe |
|---|---|---|---|
| Entradas, almuerzo, equipo | Por pasajero | La del prestador | Al cargar el producto |
| Navegación o excursión de un tercero | Por pasajero | A veces en dólares | Al cargar el producto, con su tarifa de agencia |
| Guía | Por salida | Pesos | Al cargar el producto |
| Vehículo y combustible | Por salida | Pesos | Al cargar el producto, salvo que el flete cambie por temporada |
| Comisión del medio de pago | Por venta | La del cobro | Cuando entra el cobro |
| Comisión a otra agencia | Por venta | La de la venta | Cuando la venta viene de la red B2B |
Los costos del producto se cargan una vez y valen para todas las salidas. Las comisiones aparecen después de vender, y son las que hacen que la rentabilidad que mirabas al cotizar no sea la que termina quedando.
El punto de equilibrio: cuántos pasajeros necesita cada salida
El punto de equilibrio de una excursión es la cantidad de pasajeros a partir de la cual la venta cubre los costos de la salida. Abajo de ese número la salida opera a pérdida, aunque el precio por persona sea el mismo.
Mirá el Circuito Chico de una agencia receptiva, a ARS 56.000 por persona, con combi y guía propios:
| 4 pasajeros | 2 pasajeros | |
|---|---|---|
| Venta | ARS 224.000 | ARS 112.000 |
| Guía (por salida) | ARS 45.000 | ARS 45.000 |
| Combi (por salida) | ARS 60.000 | ARS 60.000 |
| Entradas (ARS 9.500 por pasajero) | ARS 38.000 | ARS 19.000 |
| Costo total | ARS 143.000 | ARS 124.000 |
| Margen | ARS 81.000 · 36 % | ARS −12.000 |
Es el mismo producto, el mismo precio y el mismo proveedor. Con cuatro pasajeros deja 81.000 y con dos pierde 12.000, y la única variable que se movió fue cuánta gente subió a la combi. En este ejemplo el punto de equilibrio está en tres pasajeros.
Por eso conviene decidir el mínimo antes de publicar la excursión: abajo de ese número, o se junta con otra salida, o se cobra como privada, o no se opera. Es la misma decisión que está detrás del cupo mínimo facturable que usan las agencias para los servicios.
Dos monedas son dos rentabilidades
Cuando el producto se vende en una moneda y el proveedor cobra en otra hay dos márgenes, y no se suman.
Una navegación que se vende a USD 145 por persona y que el prestador liquida a USD 112 deja USD 33 por pasajero. El Circuito Chico del ejemplo deja pesos. Pasar los dólares a pesos para ver "la rentabilidad del día" obliga a elegir una cotización, y esa cotización cambia el resultado: el número que sale no es un dato, es una opinión sobre el dólar.
La forma honesta de mirarlo es por moneda: tanto en pesos, tanto en dólares. Y cuando la venta está en una moneda y el costo en otra, el riesgo del cambio es parte del margen y conviene tenerlo escrito, no en la cabeza.
Qué se come la rentabilidad después de vender
La rentabilidad que se calcula al cotizar casi nunca es la que queda, porque hay cuatro cosas que descuentan después de la venta.
La comisión del medio de pago se lleva un porcentaje de cada cobro online, y en cuotas se lleva bastante más. La comisión a otra agencia sale del mismo margen cuando la venta viene de la red. Los descuentos que hace el mostrador para cerrar, si no se registran, aparecen como un precio más bajo sin explicación. Y el no-show de una salida que ya se operó deja el costo entero sin la venta.
Ninguna de las cuatro se evita del todo. Lo que se puede es tenerlas en la misma cuenta, para que el margen por producto que mirás a fin de mes incluya lo que de verdad pasó y no lo que se esperaba al cotizar.
Cómo se mira el margen por producto en un sistema para agencias de viajes
Un sistema para agencias de viajes sirve para esto cuando guarda el costo junto al producto y calcula el margen con los datos de la venta, en vez de pedir una planilla aparte a fin de mes.
En Viajalo el costo se carga una vez por producto, con su moneda y con su forma de multiplicarse —por pasajero o por unidad— y cada venta muestra su margen en la moneda del producto. Tres reglas de la pantalla, que son decisiones y no detalles:
- El margen se muestra por producto y por moneda, nunca sumando monedas distintas.
- Si falta el costo de un proveedor, el margen figura como desconocido, no como cero.
- El impuesto queda afuera: la venta guarda su desglose, así el margen se calcula sobre el neto.
Lo que ningún sistema decide por la agencia es cómo repartir un costo que se paga por salida. El costo se carga por pasajero o por unidad, y con cuántos pasajeros estás dispuesto a salir lo define el que opera. Esa decisión, la del mínimo por salida, es la que convierte el cálculo en una regla de trabajo.