Ce qu'est la rentabilité réelle d'une excursion
La rentabilité réelle d'une excursion, c'est ce qui reste à l'agence après avoir payé tout ce que ce départ a coûté. Ce n'est pas le prix de vente moins le coût du prestataire principal, le calcul que presque tout le monde fait de tête.
L'écart entre les deux calculs se trouve dans les coûts payés par départ et non par passager : le véhicule, le guide, les péages. Ceux-là ne changent pas si deux personnes voyagent ou dix, donc la marge par passager bouge à chaque réservation qui entre.
Les coûts d'une excursion, un par un
Les coûts d'une excursion sont de deux sortes, et ce qui les distingue n'est pas leur montant mais la façon dont ils se multiplient : il y a des coûts par passager et des coûts par départ.
| Coût | Payé | Devise habituelle | Quand on le connaît |
|---|---|---|---|
| Entrées, déjeuner, équipement | Par passager | Celle du prestataire | À la saisie du produit |
| Croisière ou excursion d'un tiers | Par passager | Parfois en dollars | À la saisie du produit, à son tarif agence |
| Guide | Par départ | Monnaie locale | À la saisie du produit |
| Véhicule et carburant | Par départ | Monnaie locale | À la saisie du produit, sauf si le tarif change selon la saison |
| Commission du moyen de paiement | Par vente | Celle de l'encaissement | Quand le paiement arrive |
| Commission à une autre agence | Par vente | Celle de la vente | Quand la vente vient du réseau B2B |
Les coûts du produit se saisissent une fois et valent pour tous les départs. Les commissions apparaissent après la vente, et ce sont elles qui font que la rentabilité vue au devis n'est pas celle qui reste.
Le seuil de rentabilité : combien de passagers chaque départ exige
Le seuil de rentabilité d'une excursion, c'est le nombre de passagers à partir duquel la vente couvre les coûts du départ. En dessous, le départ tourne à perte, même si le prix par personne est le même.
Prenez le tour de ville d'une agence réceptive, à ARS 56 000 par personne, avec véhicule et guide en propre :
| 4 passagers | 2 passagers | |
|---|---|---|
| Vente | ARS 224 000 | ARS 112 000 |
| Guide (par départ) | ARS 45 000 | ARS 45 000 |
| Véhicule (par départ) | ARS 60 000 | ARS 60 000 |
| Entrées (ARS 9 500 par passager) | ARS 38 000 | ARS 19 000 |
| Coût total | ARS 143 000 | ARS 124 000 |
| Marge | ARS 81 000 · 36 % | ARS −12 000 |
Même produit, même prix, même prestataire. Avec quatre passagers il rapporte 81 000 et avec deux il perd 12 000, et la seule variable qui a bougé, c'est le nombre de personnes montées dans le véhicule. Dans cet exemple, le seuil est à trois passagers.
C'est pour cela qu'il vaut la peine de fixer ce minimum avant de publier l'excursion : en dessous, soit elle se regroupe avec un autre départ, soit elle se vend en privé, soit elle ne part pas. C'est la même décision que derrière le minimum facturable que les agences appliquent à leurs services.
Deux devises, deux rentabilités
Quand le produit se vend dans une devise et que le prestataire facture dans une autre, il y a deux marges, et elles ne s'additionnent pas.
Une croisière vendue à USD 145 par personne et réglée au prestataire à USD 112 laisse USD 33 par passager. Le tour de ville de l'exemple laisse de la monnaie locale. Convertir les dollars pour voir « la rentabilité du jour » oblige à choisir un taux, et ce taux change le résultat : le chiffre obtenu n'est pas une donnée, c'est une opinion sur le dollar.
La façon honnête de le lire, c'est par devise : tant en pesos, tant en dollars. Et quand la vente est dans une devise et le coût dans une autre, le risque de change fait partie de la marge et mérite d'être écrit, pas gardé en tête.
Ce qui ronge la rentabilité après la vente
La rentabilité calculée au devis est rarement celle qui reste, car quatre éléments s'en retirent après la vente.
La commission du moyen de paiement prend un pourcentage de chaque encaissement en ligne, et bien plus en plusieurs fois. La commission à une autre agence sort de la même marge quand la vente vient du réseau. Les remises accordées au comptoir pour conclure, si elles ne sont pas enregistrées, apparaissent comme un prix plus bas sans explication. Et le no-show d'un départ déjà opéré laisse le coût entier sans vente en face.
Aucun des quatre ne s'évite complètement. Ce qui se fait, c'est de les garder dans le même calcul, pour que la marge par produit lue en fin de mois reflète ce qui s'est passé et non ce qui était prévu au devis.
Comment lire la marge par produit dans un logiciel pour agences de voyages
Un logiciel pour agences de voyages sert ici quand il garde le coût à côté du produit et calcule la marge à partir des données de la vente, au lieu de réclamer un tableur séparé en fin de mois.
Dans Viajalo, le coût se saisit une fois par produit, avec sa devise et sa façon de se multiplier — par passager ou par unité — et chaque vente affiche sa marge dans la devise du produit. Trois règles de cet écran, qui sont des décisions et non des détails :
- La marge s'affiche par produit et par devise, jamais en additionnant des devises différentes.
- Si le coût d'un prestataire manque, la marge est affichée comme inconnue, pas comme zéro.
- La taxe reste dehors : la vente conserve son détail, donc la marge se calcule sur le net.
Ce qu'aucun système ne décide pour l'agence, c'est la répartition d'un coût payé par départ. Le coût se saisit par passager ou par unité, et le nombre de passagers avec lequel vous acceptez de partir se décide côté exploitation. Cette décision, le minimum par départ, est celle qui transforme le calcul en règle de travail.