O que é a rentabilidade real de uma excursão
A rentabilidade real de uma excursão é o que sobra para a agência depois de pagar tudo o que aquela saída custou. Não é o preço de venda menos o custo do fornecedor principal, que é a conta que quase todos fazem de cabeça.
A diferença entre as duas contas está nos custos pagos por saída e não por passageiro: a van, o guia, o pedágio. Esses não mudam se viajam duas pessoas ou dez, então a margem por passageiro se move com cada reserva que entra.
Os custos de uma excursão, um por um
Os custos de uma excursão são de duas classes, e o que as separa não é quanto valem, mas como se multiplicam: há custos por passageiro e custos por saída.
| Custo | Pago | Moeda habitual | Quando se sabe |
|---|---|---|---|
| Ingressos, almoço, equipamento | Por passageiro | A do fornecedor | Ao cadastrar o produto |
| Navegação ou excursão de terceiro | Por passageiro | Às vezes em dólares | Ao cadastrar o produto, com sua tarifa de agência |
| Guia | Por saída | Moeda local | Ao cadastrar o produto |
| Veículo e combustível | Por saída | Moeda local | Ao cadastrar o produto, salvo se o frete mudar por temporada |
| Comissão do meio de pagamento | Por venda | A do recebimento | Quando o pagamento entra |
| Comissão para outra agência | Por venda | A da venda | Quando a venda vem da rede B2B |
Os custos do produto se cadastram uma vez e valem para todas as saídas. As comissões aparecem depois de vender, e são elas que fazem a rentabilidade do orçamento ser diferente da que sobra.
O ponto de equilíbrio: quantos passageiros cada saída precisa
O ponto de equilíbrio de uma excursão é a quantidade de passageiros a partir da qual a venda cobre os custos da saída. Abaixo desse número a saída opera com prejuízo, mesmo com o preço por pessoa igual.
Veja o city tour de uma agência receptiva, a ARS 56.000 por pessoa, com van e guia próprios:
| 4 passageiros | 2 passageiros | |
|---|---|---|
| Venda | ARS 224.000 | ARS 112.000 |
| Guia (por saída) | ARS 45.000 | ARS 45.000 |
| Van (por saída) | ARS 60.000 | ARS 60.000 |
| Ingressos (ARS 9.500 por passageiro) | ARS 38.000 | ARS 19.000 |
| Custo total | ARS 143.000 | ARS 124.000 |
| Margem | ARS 81.000 · 36 % | ARS −12.000 |
É o mesmo produto, o mesmo preço e o mesmo fornecedor. Com quatro passageiros deixa 81.000 e com dois perde 12.000, e a única variável que mudou foi quanta gente entrou na van. Neste exemplo o ponto de equilíbrio está em três passageiros.
Por isso convém decidir o mínimo antes de publicar a excursão: abaixo desse número, ou ela se junta com outra saída, ou é vendida como privativa, ou não opera. É a mesma decisão que está atrás do mínimo faturável que as agências usam nos serviços.
Duas moedas são duas rentabilidades
Quando o produto é vendido em uma moeda e o fornecedor cobra em outra, há duas margens, e elas não se somam.
Uma navegação vendida a USD 145 por pessoa que o operador liquida a USD 112 deixa USD 33 por passageiro. O city tour do exemplo deixa moeda local. Converter os dólares para ver "a rentabilidade do dia" obriga a escolher uma cotação, e essa cotação muda o resultado: o número que sai não é um dado, é uma opinião sobre o dólar.
A forma honesta de olhar é por moeda: tanto em pesos, tanto em dólares. E quando a venda está em uma moeda e o custo em outra, o risco de câmbio faz parte da margem e deve estar escrito, não na cabeça.
O que come a rentabilidade depois da venda
A rentabilidade calculada no orçamento quase nunca é a que sobra, porque quatro coisas descontam depois da venda.
A comissão do meio de pagamento leva um percentual de cada recebimento online, e no parcelado leva bem mais. A comissão para outra agência sai da mesma margem quando a venda vem da rede. Os descontos dados no balcão para fechar, se não são registrados, aparecem como um preço mais baixo sem explicação. E o no-show de uma saída que já operou deixa o custo inteiro sem a venda.
Nenhuma das quatro se evita por completo. O que se pode é tê-las na mesma conta, para que a margem por produto que você olha no fim do mês inclua o que realmente aconteceu e não o que se esperava no orçamento.
Como se olha a margem por produto em um sistema para agências de viagens
Um sistema para agências de viagens serve para isso quando guarda o custo junto ao produto e calcula a margem com os dados da venda, em vez de pedir uma planilha à parte no fim do mês.
No Viajalo o custo é cadastrado uma vez por produto, com sua moeda e com sua forma de se multiplicar — por passageiro ou por unidade — e cada venda mostra sua margem na moeda do produto. Três regras da tela, que são decisões e não detalhes:
- A margem é mostrada por produto e por moeda, nunca somando moedas diferentes.
- Se falta o custo de um fornecedor, a margem aparece como desconhecida, não como zero.
- O imposto fica de fora: a venda guarda seu detalhamento, então a margem se calcula sobre o líquido.
O que nenhum sistema decide pela agência é como dividir um custo pago por saída. O custo é cadastrado por passageiro ou por unidade, e com quantos passageiros você está disposto a sair é definido por quem opera. Essa decisão, o mínimo por saída, é a que transforma o cálculo em uma regra de trabalho.