Siete partes, ninguna opcional
Un presupuesto de agencia de viajes tiene siete partes, y el orden en que aparecen pesa tanto como el contenido, porque el cliente lo lee en el celular, de pie, y decide en el primer pantallazo si sigue leyendo.
| Parte | Para qué está | El error más común |
|---|---|---|
| Qué se está cotizando | Que el cliente reconozca su pedido en la primera línea | Arrancar con el logo, la razón social y el CUIT |
| Fechas y cantidad de pasajeros | Evitar la vuelta de "era para el 14, no el 15" | Ponerlas al final, en letra chica |
| Precio total por persona | Es el número que va a comparar con los otros presupuestos | Mostrar sólo el total del grupo, o el precio sin impuestos |
| Qué incluye y qué no | Es lo que evita la discusión el día de la excursión | Un "consultar" donde debería haber un sí o un no |
| Itinerario, aunque sea corto | Convierte una lista de servicios en un viaje | Copiar el texto del prestador tal cual |
| Condiciones de cancelación | El cliente compra tranquilo si sabe cómo se arrepiente | Un enlace a un PDF de 4 páginas |
| Hasta cuándo vale y cómo aceptar | Sin fecha no hay urgencia; sin botón no hay aceptación | Cerrar con "cualquier consulta, a disposición" |
Ninguna de las siete es opcional. Si alguna falta, el cliente la pregunta por WhatsApp, y cada pregunta es una tarde más sin cerrar.
El orden importa más que el diseño
El orden correcto de un presupuesto sigue las preguntas que el cliente se hace, en el orden en que se las hace: qué es, para cuándo, cuánto sale, qué incluye, cómo cancelo, cómo acepto.
La mayoría de las plantillas hacen lo contrario. Empiezan con la agencia (logo, dirección, CUIT, condiciones generales) y terminan con lo único que el cliente vino a buscar. Es la lógica de una factura, no de una venta.
Una prueba simple: abrí tu último presupuesto en el celular y contá cuántas veces hay que deslizar hasta ver el precio por persona. Si son más de una, el orden está al revés.
El precio por persona se compara antes que la marca
El cliente que recibe tres presupuestos compara primero el precio total por persona, después qué incluye ese precio, y recién después mira quién lo mandó, así que esos dos datos tienen que ser imposibles de no ver.
El precio por persona tiene que ser el que va a pagar, con impuestos y con la tasa de embarque o el ingreso al parque si corresponde. Un precio "más impuestos" que después sube un 21% no se lee como un precio más bajo: se lee como una sorpresa.
Lo que incluye conviene escribirlo con verbos concretos. "Traslado desde hoteles del centro" dice algo. "Servicios según programa" no dice nada y obliga a preguntar.
Qué le falta a la plantilla de Word
La plantilla de Word, exportada a PDF y mandada por WhatsApp, cumple con casi todas las partes de la tabla y falla en una sola cosa: después de mandarla, la agencia no sabe nada más.
No sabe si el cliente la abrió. No sabe si la comparó con otras dos. No sabe si la aceptó hasta que el cliente vuelve a escribir, y cuando vuelve a escribir muchas veces es para pedir un cambio, que implica rehacer el archivo, exportarlo y mandarlo de nuevo.
Hay un segundo problema, más silencioso. El PDF no reserva nada. Cuando el cliente dice "dale", alguien tiene que ir al sistema (o a la planilla) y cargar la reserva a mano, con la fecha, los pasajeros y el pickup que ya estaban escritos en el presupuesto. Ese doble tipeo es donde nacen los errores del día de la salida.
Sin vencimiento no hay decisión
La fecha de vencimiento de un presupuesto es la fecha hasta la que la agencia se compromete a sostener el precio y el lugar, y es el dato que más presupuestos cierran y más agencias olvidan.
Sin vencimiento, el cliente lo guarda para "verlo después" y lo vuelve a abrir en marzo con precios de enero. Con vencimiento, decide. Para una excursión regular, entre 3 y 7 días alcanza. Para un paquete con hotel en temporada alta, 48 horas, porque la habitación no espera más.
Sobre cuándo mandarlo hay una regla que funciona: el mismo día en que el cliente preguntó. Un presupuesto que llega a las 48 horas compite con dos que llegaron a las 2.
Del presupuesto a la reserva sin volver a tipear
En Viajalo el presupuesto es una página web, no un archivo: se arma con los productos del catálogo, se manda por link, el cliente lo abre en el celular y lo acepta desde ahí, y la reserva nace sola con sus cupos descontados y su link de pago.
Eso resuelve las dos fallas de la plantilla a la vez. La agencia ve si el presupuesto fue aceptado, y cuando lo es, nadie carga nada a mano: la fecha, los pasajeros y el pickup que el cliente ya vio son los mismos que quedan en la reserva.
Algunos detalles que cambian el trabajo diario. Las plantillas se guardan por agencia, para los armados que se repiten cada semana. Cada producto va en su moneda, sin inventar una cotización. La página sale en el idioma del cliente, con más de 15 disponibles. Y cada presupuesto lleva sus propios UTM, así que a fin de mes se ve qué canal trae presupuestos que se aceptan y cuál trae presupuestos que se miran y nada más.
Lo que no cambia es el trabajo de pensar el viaje. Elegir qué excursión conviene un martes con viento en Bariloche sigue siendo de la agencia. Lo que se va es el Word.