Qué es una cuenta corriente entre agencias
Una cuenta corriente entre agencias es el registro de lo que una agencia le debe a otra por los servicios que le vendió y todavía no pagó. La agencia receptiva opera el servicio (la excursión, el traslado, el alojamiento) y la agencia compradora se lo vende a su pasajero a precio público. Entre ellas no hay pago en el momento: hay una cuenta que se acumula durante el mes y se liquida después, contra una factura o una transferencia. Es la forma más común de trabajar entre agencias en Argentina, y la que peor soporta una planilla, porque el saldo cambia con cada reserva y la reserva la carga la otra parte.
Cómo se hace hoy, y por qué duele
El circuito típico son cuatro herramientas que no se hablan. El tarifario sale por mail en un Excel, con una pestaña por temporada y otra por nivel de agencia. Las reservas entran por WhatsApp, con la fecha y los pasajeros en un mensaje que después hay que copiar a algún lado. El cupo vive en otra planilla. Y la deuda, en una cuarta, que actualiza una sola persona y suele estar desactualizada justo cuando alguien pregunta.
Eso funciona con 2 o 3 agencias compradoras. Con 10 deja de funcionar, y falla siempre en el mismo orden: primero se vende con un tarifario viejo, después se confirma un lugar que ya no estaba, y al final del mes aparece una diferencia entre lo que una agencia dice que debe y lo que la otra dice que le deben. Esa última discusión es la más cara de todas, porque no se resuelve con datos: se resuelve con memoria.
El circuito, paso por paso
- La invitación. La agencia vendedora invita a la compradora con un link. Le asigna un nivel de tarifa, una moneda y un tope de crédito.
- El precio de red. Cada producto tiene su precio público y su precio de red. La compradora entra al catálogo y ve el precio que le corresponde a ella, no el de las demás. Si hay un precio pactado con esa agencia en particular, es el que se aplica.
- La reserva. La compradora reserva sola: elige fecha, cantidad de pasajeros y carga los datos. El cupo se descuenta en ese momento, del mismo número que usan el sitio, el mostrador y el WhatsApp. Nadie confirma un lugar que ya se vendió.
- El asiento. La venta queda registrada en la cuenta corriente de esa agencia, en la moneda de la operación, sin que nadie la copie a mano.
- La liquidación. Se cobra cuando corresponde: transferencia, pago online o compensación. El saldo baja solo.
Ese circuito es el que arma la red B2B de Viajalo, donde la agencia vendedora publica su catálogo y las compradoras reservan solas.
El tope de crédito es la pieza que cambia todo
De todo el circuito, la parte que no se puede sostener a mano es el tope. Un tope de crédito es el máximo que una agencia puede deber antes de que el sistema frene la próxima reserva. Sin eso, el control es una persona acordándose de mirar una planilla justo antes de confirmar, y esa persona a veces está de franco.
Con el tope puesto, la conversación incómoda desaparece: no hay que decirle que no a nadie, porque la reserva se frena en la puerta y el aviso llega solo. Y sobre todo, la deuda deja de crecer mientras nadie mira. Esa es la diferencia entre una cuenta corriente y un descubierto.
Qué mirar antes de abrirle cuenta a una agencia nueva
Antes de abrirle cuenta corriente a una agencia nueva alcanza con tres preguntas. Cuánto vende por mes, para que el tope se parezca a su operación y no sea un número puesto al azar. Cada cuánto liquida, porque no es lo mismo cada 15 días que a 30. Y quién carga las reservas del otro lado, que es la persona con la que vas a hablar cuando algo salga mal, y conviene conocerla antes de que salga mal.
Después de eso, el tope se ajusta con lo que pase: si liquida en fecha 3 meses seguidos, se sube. Si se atrasa dos veces, baja. La ventaja de tenerlo en el sistema es que subirlo o bajarlo es un número, no una discusión.
Dónde no hace falta nada de esto
Si vendés a 1 sola agencia y le facturás una vez por mes, una planilla alcanza y va a seguir alcanzando. La cuenta corriente se vuelve necesaria cuando son varias, cuando cada una tiene su tarifa, o cuando la que carga la reserva no es la misma persona que lleva la deuda. Ahí el problema deja de ser el registro y pasa a ser la sincronización, que es justo lo que una planilla no hace.