Was ein Kontokorrent zwischen Agenturen ist

Ein Kontokorrent zwischen Reisebüros ist die Aufzeichnung dessen, was eine Agentur einer anderen für Leistungen schuldet, die sie ihr verkauft und noch nicht bezahlt hat. Die Incoming-Agentur führt die Leistung durch (den Ausflug, den Transfer, die Unterkunft) und die kaufende Agentur verkauft sie ihrem Gast zum öffentlichen Preis. Zwischen beiden wird nicht sofort gezahlt: es entsteht ein Saldo, der über den Monat wächst und später abgerechnet wird, gegen eine Rechnung oder eine Überweisung. Es ist die übliche Art, wie Agenturen miteinander arbeiten, und die, mit der eine Tabelle am schlechtesten zurechtkommt, denn der Saldo ändert sich mit jeder Buchung, und die Buchung erfasst die andere Seite.

Wie es heute läuft, und warum es wehtut

Der typische Ablauf sind vier Werkzeuge, die nicht miteinander sprechen. Die Preisliste geht per Mail als Tabelle raus, ein Reiter pro Saison und einer pro Agenturstufe. Die Buchungen kommen über WhatsApp, mit Datum und Gästen in einer Nachricht, die danach jemand woandershin übertragen muss. Das Kontingent liegt in einer weiteren Tabelle. Und die Schuld in einer vierten, gepflegt von einer einzigen Person und meistens genau dann veraltet, wenn jemand nachfragt.

Das funktioniert mit 2 oder 3 kaufenden Agenturen. Bei 10 funktioniert es nicht mehr, und es geht immer in derselben Reihenfolge schief: zuerst wird zu einer alten Preisliste verkauft, dann wird ein Platz bestätigt, den es nicht mehr gab, und am Monatsende steht die Differenz zwischen dem, was die eine Agentur zu schulden meint, und dem, was die andere zu bekommen meint. Diese letzte Diskussion ist die teuerste von allen, denn sie wird nicht mit Daten gelöst, sondern mit Erinnerung.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

  1. Die Einladung. Die verkaufende Agentur lädt die Käuferin per Link ein. Sie weist ihr eine Tarifstufe, eine Währung und ein Kreditlimit zu.
  2. Der Netto-Tarif. Jedes Produkt hat seinen öffentlichen Preis und seinen Netto-Tarif. Die Käuferin öffnet den Katalog und sieht den Preis, der ihr zusteht, nicht den der anderen. Gibt es einen mit dieser Agentur vereinbarten Tarif, gilt dieser.
  3. Die Buchung. Die Käuferin bucht selbst: sie wählt Datum und Personenzahl und trägt die Daten ein. Das Kontingent wird in diesem Moment abgezogen, von derselben Zahl, die Website, Schalter und WhatsApp verwenden. Niemand bestätigt einen bereits verkauften Platz.
  4. Die Buchung im Konto. Der Verkauf wird auf dem Kontokorrent dieser Agentur erfasst, in der Währung der Operation, ohne dass ihn jemand von Hand überträgt.
  5. Die Abrechnung. Kassiert wird, wenn es fällig ist: Überweisung, Online-Zahlung oder Verrechnung. Der Saldo sinkt von allein.

Genau diesen Ablauf baut das B2B-Netzwerk von Viajalo auf, in dem die verkaufende Agentur ihren Katalog veröffentlicht und die Käuferinnen selbst buchen.

Das Kreditlimit ist das Teil, das alles verändert

Vom ganzen Ablauf ist das Limit der Teil, der sich von Hand nicht halten lässt. Ein Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den eine Agentur schulden darf, bevor das System die nächste Buchung stoppt. Ohne das besteht die Kontrolle aus einer Person, die daran denkt, kurz vor der Bestätigung in eine Tabelle zu schauen — und diese Person hat manchmal frei.

Mit gesetztem Limit verschwindet das unangenehme Gespräch: niemand muss jemandem absagen, weil die Buchung an der Tür gestoppt wird und der Hinweis von allein kommt. Und vor allem wächst die Schuld nicht weiter, während niemand hinsieht. Das ist der Unterschied zwischen einem Kontokorrent und einem Loch.

Worauf man achtet, bevor man einer neuen Agentur ein Konto eröffnet

Bevor man einer neuen Agentur ein Kontokorrent eröffnet, reichen drei Fragen. Wie viel sie im Monat verkauft, damit das Limit ihrem Geschäft ähnelt und keine willkürliche Zahl ist. Wie oft sie abrechnet, denn alle 15 Tage ist nicht dasselbe wie alle 30. Und wer auf der anderen Seite die Buchungen erfasst — die Person, mit der man spricht, wenn etwas schiefgeht, und die man besser vorher kennt.

Danach wird das Limit mit dem angepasst, was passiert: rechnet sie 3 Monate hintereinander pünktlich ab, geht es hoch. Ist sie zweimal zu spät, geht es runter. Der Vorteil daran, es im System zu haben, ist dass Anheben oder Senken eine Zahl ist und keine Diskussion.

Wo davon nichts nötig ist

Wenn Sie an 1 einzige Agentur verkaufen und ihr einmal im Monat eine Rechnung stellen, reicht eine Tabelle und wird weiter reichen. Das Kontokorrent wird nötig, wenn es mehrere sind, wenn jede ihren eigenen Tarif hat, oder wenn die Person, die die Buchung erfasst, nicht dieselbe ist, die die Schuld führt. Dann ist das Problem nicht mehr die Aufzeichnung, sondern die Synchronisation — und genau das leistet eine Tabelle nicht.