O que é uma conta corrente entre agências

Uma conta corrente entre agências de viagens é o registro do que uma agência deve a outra pelos serviços que vendeu e ainda não pagou. A agência receptiva opera o serviço (o passeio, o traslado, a hospedagem) e a agência compradora vende para o passageiro dela pelo preço público. Entre as duas não há pagamento na hora: há um saldo que se acumula durante o mês e se liquida depois, contra uma nota ou uma transferência. É a forma mais comum de trabalhar entre agências, e a que uma planilha aguenta pior, porque o saldo muda a cada reserva e quem carrega a reserva é a outra parte.

Como se faz hoje, e por que dói

O circuito típico são quatro ferramentas que não conversam. O tarifário sai por e-mail numa planilha, com uma aba por temporada e outra por nível de agência. As reservas entram por WhatsApp, com a data e os passageiros numa mensagem que depois alguém precisa copiar para outro lugar. A vaga mora em outra planilha. E a dívida, numa quarta, atualizada por uma única pessoa e normalmente desatualizada bem na hora em que alguém pergunta.

Isso funciona com 2 ou 3 agências compradoras. Com 10 deixa de funcionar, e falha sempre na mesma ordem: primeiro se vende com um tarifário velho, depois se confirma um lugar que já não existia, e no fim do mês aparece a diferença entre o que uma agência diz que deve e o que a outra diz que tem a receber. Essa última discussão é a mais cara de todas, porque não se resolve com dados: se resolve com memória.

O circuito, passo a passo

  1. O convite. A agência vendedora convida a compradora com um link. Atribui a ela um nível de tarifa, uma moeda e um limite de crédito.
  2. A tarifa de rede. Cada produto tem o preço público e a tarifa de rede. A compradora entra no catálogo e vê o preço que é dela, não o das outras. Se houver uma tarifa acordada com aquela agência em particular, é essa que se aplica.
  3. A reserva. A compradora reserva sozinha: escolhe a data, a quantidade de passageiros e carrega os dados. A vaga é descontada nesse momento, do mesmo número que o site, o balcão e o WhatsApp usam. Ninguém confirma um lugar que já foi vendido.
  4. O lançamento. A venda fica registrada na conta corrente daquela agência, na moeda da operação, sem que ninguém copie à mão.
  5. A liquidação. Cobra-se quando é devido: transferência, pagamento online ou compensação. O saldo baixa sozinho.

Esse circuito é o que monta a rede B2B da Viajalo, onde a agência vendedora publica o catálogo e as compradoras reservam sozinhas.

O limite de crédito é a peça que muda tudo

De todo o circuito, a parte que não se sustenta à mão é o limite. Um limite de crédito é o máximo que uma agência pode dever antes de o sistema travar a próxima reserva. Sem isso, o controle é uma pessoa lembrando de olhar uma planilha bem antes de confirmar, e essa pessoa às vezes está de folga.

Com o limite posto, a conversa incômoda desaparece: não é preciso dizer não para ninguém, porque a reserva trava na porta e o aviso chega sozinho. E, principalmente, a dívida para de crescer enquanto ninguém olha. Essa é a diferença entre uma conta corrente e um rombo.

O que olhar antes de abrir conta para uma agência nova

Antes de abrir conta corrente para uma agência nova, três perguntas bastam. Quanto ela vende por mês, para o limite se parecer com a operação dela e não ser um número posto ao acaso. De quanto em quanto tempo liquida, porque não é a mesma coisa a cada 15 dias e a cada 30. E quem carrega as reservas do outro lado, que é a pessoa com quem você vai falar quando algo der errado, e convém conhecer antes de dar errado.

Depois disso, o limite se ajusta com o que acontecer: se liquidar em dia 3 meses seguidos, sobe. Se atrasar duas vezes, baixa. A vantagem de tê-lo no sistema é que subir ou baixar é um número, não uma discussão.

Onde nada disso faz falta

Se você vende para 1 agência só e fatura uma vez por mês, uma planilha basta e vai continuar bastando. A conta corrente vira necessária quando são várias, quando cada uma tem a tarifa dela, ou quando quem carrega a reserva não é a mesma pessoa que leva a dívida. Aí o problema deixa de ser o registro e passa a ser a sincronização, que é justamente o que uma planilha não faz.