Ce qu'est un compte courant entre agences
Un compte courant entre agences de voyages est le registre de ce qu'une agence doit à une autre pour les services qu'elle lui a vendus et qu'elle n'a pas encore payés. L'agence réceptive opère le service (l'excursion, le transfert, l'hébergement) et l'agence acheteuse le vend à son passager au prix public. Entre elles, pas de paiement sur le moment : il y a un solde qui s'accumule pendant le mois et se règle ensuite, contre une facture ou un virement. C'est la façon la plus courante de travailler entre agences, et celle qu'un tableur supporte le plus mal, parce que le solde change à chaque réservation et que la réservation est saisie par l'autre partie.
Comment on fait aujourd'hui, et pourquoi ça fait mal
Le circuit habituel, ce sont quatre outils qui ne se parlent pas. Le tarif part par mail dans un tableur, avec un onglet par saison et un autre par niveau d'agence. Les réservations arrivent par WhatsApp, avec la date et les passagers dans un message qu'il faut ensuite recopier ailleurs. La disponibilité vit dans un autre fichier. Et la dette dans un quatrième, mis à jour par une seule personne et généralement périmé juste au moment où quelqu'un pose la question.
Ça marche avec 2 ou 3 agences acheteuses. À 10, ça ne marche plus, et ça casse toujours dans le même ordre : d'abord on vend avec un vieux tarif, ensuite on confirme une place qui n'existait plus, et à la fin du mois apparaît l'écart entre ce qu'une agence dit devoir et ce que l'autre dit qu'on lui doit. Cette dernière discussion est la plus chère de toutes, parce qu'elle ne se règle pas avec des données : elle se règle avec de la mémoire.
Le circuit, étape par étape
- L'invitation. L'agence vendeuse invite l'acheteuse par un lien. Elle lui attribue un niveau de tarif, une devise et un plafond de crédit.
- Le tarif réseau. Chaque produit a son prix public et son tarif réseau. L'acheteuse entre dans le catalogue et voit le prix qui lui revient, pas celui des autres. S'il existe un tarif négocié avec cette agence en particulier, c'est celui-là qui s'applique.
- La réservation. L'acheteuse réserve seule : elle choisit la date, le nombre de passagers et saisit les données. La place est décomptée à cet instant, du même chiffre qu'utilisent le site, le comptoir et WhatsApp. Personne ne confirme une place déjà vendue.
- L'écriture. La vente est enregistrée sur le compte courant de cette agence, dans la devise de l'opération, sans que personne ne la recopie à la main.
- Le règlement. On encaisse le moment venu : virement, paiement en ligne ou compensation. Le solde baisse tout seul.
Ce circuit est celui que monte le réseau B2B de Viajalo, où l'agence vendeuse publie son catalogue et les acheteuses réservent seules.
Le plafond de crédit est la pièce qui change tout
De tout le circuit, la partie qui ne tient pas à la main, c'est le plafond. Un plafond de crédit est le maximum qu'une agence peut devoir avant que le système ne bloque la réservation suivante. Sans lui, le contrôle se résume à une personne qui pense à regarder un tableur juste avant de confirmer, et cette personne est parfois en congé.
Avec le plafond en place, la conversation gênante disparaît : personne n'a à dire non à personne, parce que la réservation est bloquée à la porte et que l'alerte arrive toute seule. Et surtout, la dette cesse de grandir pendant que personne ne regarde. C'est la différence entre un compte courant et un découvert.
Ce qu'il faut regarder avant d'ouvrir un compte à une nouvelle agence
Avant d'ouvrir un compte courant à une nouvelle agence, trois questions suffisent. Combien elle vend par mois, pour que le plafond ressemble à son activité et ne soit pas un chiffre posé au hasard. À quelle fréquence elle règle, parce que tous les 15 jours et tous les 30, ce n'est pas pareil. Et qui saisit les réservations de l'autre côté, la personne à qui vous parlerez quand quelque chose ira mal, et qu'il vaut mieux connaître avant.
Ensuite, le plafond s'ajuste avec ce qui se passe : si elle règle à l'heure 3 mois de suite, on le monte. Si elle est en retard deux fois, on le baisse. L'avantage de l'avoir dans le système, c'est que le monter ou le baisser est un chiffre, pas une discussion.
Là où rien de tout ça n'est nécessaire
Si vous vendez à 1 seule agence et que vous lui facturez une fois par mois, un tableur suffit et continuera de suffire. Le compte courant devient nécessaire quand elles sont plusieurs, quand chacune a son tarif, ou quand la personne qui saisit la réservation n'est pas celle qui tient la dette. Là, le problème n'est plus l'enregistrement mais la synchronisation, et c'est précisément ce qu'un tableur ne fait pas.