Che cos'è un conto corrente tra agenzie

Un conto corrente tra agenzie di viaggio è il registro di quanto un'agenzia deve a un'altra per i servizi che le ha venduto e non ha ancora pagato. L'agenzia ricettiva opera il servizio (l'escursione, il transfer, il pernottamento) e l'agenzia acquirente lo vende al proprio passeggero a prezzo pubblico. Tra le due non c'è pagamento immediato: c'è un saldo che si accumula durante il mese e si liquida dopo, contro una fattura o un bonifico. È il modo più comune di lavorare tra agenzie, ed è quello che un foglio di calcolo regge peggio, perché il saldo cambia a ogni prenotazione e la prenotazione la inserisce l'altra parte.

Come si fa oggi, e perché fa male

Il circuito tipico sono quattro strumenti che non si parlano. Il tariffario esce via mail in un foglio di calcolo, con una scheda per stagione e un'altra per livello di agenzia. Le prenotazioni arrivano su WhatsApp, con la data e i passeggeri in un messaggio che poi qualcuno deve ricopiare da qualche parte. La disponibilità vive in un altro foglio. E il debito in un quarto, aggiornato da una sola persona e di solito non aggiornato proprio quando qualcuno chiede.

Funziona con 2 o 3 agenzie acquirenti. Con 10 smette di funzionare, e si rompe sempre nello stesso ordine: prima si vende con un tariffario vecchio, poi si conferma un posto che non c'era più, e a fine mese compare la differenza tra quello che un'agenzia dice di dovere e quello che l'altra dice di dover ricevere. Quest'ultima discussione è la più cara di tutte, perché non si risolve con i dati: si risolve con la memoria.

Il circuito, passo per passo

  1. L'invito. L'agenzia venditrice invita l'acquirente con un link. Le assegna un livello di tariffa, una valuta e un limite di credito.
  2. La tariffa di rete. Ogni prodotto ha il suo prezzo pubblico e la sua tariffa di rete. L'acquirente entra nel catalogo e vede il prezzo che spetta a lei, non quello delle altre. Se c'è una tariffa concordata con quella agenzia in particolare, è quella che si applica.
  3. La prenotazione. L'acquirente prenota da sola: sceglie la data, il numero di passeggeri e inserisce i dati. La disponibilità si scala in quel momento, dallo stesso numero che usano il sito, il banco e WhatsApp. Nessuno conferma un posto già venduto.
  4. La registrazione. La vendita resta registrata sul conto corrente di quell'agenzia, nella valuta dell'operazione, senza che nessuno la ricopi a mano.
  5. La liquidazione. Si incassa quando è dovuto: bonifico, pagamento online o compensazione. Il saldo scende da solo.

Questo circuito è quello che costruisce la rete B2B di Viajalo, dove l'agenzia venditrice pubblica il catalogo e le acquirenti prenotano da sole.

Il limite di credito è il pezzo che cambia tutto

Di tutto il circuito, la parte che non si regge a mano è il limite. Un limite di credito è il massimo che un'agenzia può dovere prima che il sistema blocchi la prenotazione successiva. Senza, il controllo è una persona che si ricorda di guardare un foglio di calcolo poco prima di confermare, e quella persona a volte è in ferie.

Con il limite impostato, la conversazione scomoda sparisce: non serve dire di no a nessuno, perché la prenotazione si blocca alla porta e l'avviso arriva da solo. E soprattutto, il debito smette di crescere mentre nessuno guarda. È questa la differenza tra un conto corrente e uno scoperto.

Cosa guardare prima di aprire un conto a un'agenzia nuova

Prima di aprire un conto corrente a un'agenzia nuova bastano tre domande. Quanto vende al mese, perché il limite assomigli alla sua operatività e non sia un numero messo a caso. Ogni quanto liquida, perché ogni 15 giorni non è come ogni 30. E chi inserisce le prenotazioni dall'altra parte, la persona con cui parlerai quando qualcosa andrà storto, e conviene conoscerla prima che vada storto.

Dopodiché il limite si aggiusta con quello che succede: se liquida puntuale 3 mesi di fila, si alza. Se ritarda due volte, si abbassa. Il vantaggio di averlo nel sistema è che alzarlo o abbassarlo è un numero, non una discussione.

Dove niente di tutto questo serve

Se vendi a 1 sola agenzia e le fatturi una volta al mese, un foglio di calcolo basta e continuerà a bastare. Il conto corrente diventa necessario quando sono diverse, quando ognuna ha la sua tariffa, o quando chi inserisce la prenotazione non è la stessa persona che tiene il debito. Lì il problema smette di essere la registrazione e diventa la sincronizzazione, che è proprio quello che un foglio di calcolo non fa.