El problema no es la planilla, es cuándo se descuenta el lugar
Casi toda agencia receptiva tiene una planilla de cupos. El problema aparece cuando la misma salida se vende por dos lados a la vez: el pasajero que paga en el sitio a las 22:15 y el que confirma por WhatsApp a las 22:20, con la planilla que se actualiza mañana a la mañana. Los dos tienen razón. Sobra uno.
Qué significa "un solo cupo"
Que cada salida tenga un número, y que ese número baje en el instante en que se vende, venga de donde venga la venta:
- del sitio de la agencia,
- del asistente de WhatsApp,
- de un presupuesto que el cliente aceptó,
- del mostrador,
- de otra agencia que compra por la red B2B.
Cuando el número llega a cero, todos esos canales dejan de vender esa salida en el mismo momento. No hace falta avisarle a nadie.
Cambiar el horario sin perder el cupo
La otra fuente de sobreventa es el cambio de horario. Se corre la salida de las 8 a las 9, se abre "una nueva" y la vieja queda con sus reservas colgadas. En Viajalo el horario se cambia sobre la misma salida: las reservas se mueven con ella y el cupo sigue siendo uno. Si hay que avisar a los pasajeros, el aviso por WhatsApp sale desde la reserva.
Lo que se ve al otro día
Con el cupo en un solo lugar, la agenda del día se arma sola: salidas por hora, pasajeros, prestador, pickups por hotel y estado de pago. La planilla operativa se exporta a PDF para el chofer o el guía, y el voucher del pasajero se escanea al subir.
Por dónde empezar
Cargar los productos con su capacidad real y dejar que todos los canales vendan contra ese número. Es el primer paso de la demo que hacemos con cada agencia, con su catálogo, no con uno de ejemplo.