Primero se releva la operación, no el software
Relevar la operación es escribir en una hoja qué se vende, por qué canales entra cada venta, quién carga qué y dónde se rompe hoy, antes de mirar una sola pantalla de ningún sistema.
Suena a burocracia y es lo contrario. Una receptiva de Bariloche con 12 productos, 3 canales de venta y 2 personas en la oficina tiene, sin saberlo, unas 30 decisiones tomadas: la planilla la toca una sola persona, el WhatsApp lo atienden las dos, las agencias que compran mandan un mail y alguien lo pasa a mano, la agenda de mañana se arma a las 22:00. Cada una de esas decisiones es una pregunta para la demo.
Lo que sale de esa hoja es una lista corta de lo que no puede fallar. En la mayoría de las receptivas tiene tres o cuatro renglones: que el cupo no se pise entre canales, que la deuda de cada agencia se vea sin rearmarla, que el pasajero pueda pagar solo, y que la agenda del día salga sin tipear. El sistema que no resuelve esos renglones no entra a la demo, por lindo que sea el sitio.
Las seis piezas que tiene que cubrir, y la pregunta que revela cada una
Un sistema para una agencia receptiva tiene que cubrir seis piezas, y para cada una hay una sola pregunta que en dos minutos muestra si la pieza existe de verdad o es un módulo pegado a otra cosa.
| Pieza | La pregunta que la revela | Dónde está en Viajalo |
|---|---|---|
| Reservas y cupos | ¿Qué pasa si vendo el último lugar por WhatsApp y por el sitio al mismo tiempo? | Reservas, cupos y agenda |
| Asistente de WhatsApp | ¿Responde con el cupo real de esa salida o con un texto fijo? | Asistente de WhatsApp |
| Presupuestos | ¿Cuando el cliente acepta, la reserva nace sola o alguien la carga? | Presupuesto como página web |
| Red B2B | ¿La agencia que me compra reserva sola con su precio, sin pagar licencia? | Red B2B con cuenta corriente |
| Administración y margen | ¿La deuda en pesos y en dólares se ve por separado o convertida? | Administración y margen |
| Sitio propio | ¿El pasajero paga en su idioma y en la moneda del producto, o "consulta por WhatsApp"? | Sitio web de la agencia |
Si una respuesta empieza con "eso lo hacemos con una integración", anotá el nombre de la integración y quién la mantiene. Si empieza con "eso se puede desarrollar", anotá el precio.
La demo se hace con tu catálogo o no sirve
Una demo con datos de ejemplo del vendedor muestra que el sistema funciona con los datos del vendedor, que es lo único que nunca vas a necesitar.
Lo que hay que llevar a la demo cabe en un mail: 3 productos con su precio (uno en pesos y uno en dólares, para ver qué pasa con las dos monedas), una salida con cupo chico (la combi de 19, no el catamarán de 120), el nombre de una agencia que te compra seguido y los últimos 5 presupuestos que mandaste. Con eso, la demo deja de ser una presentación y pasa a ser una prueba.
En Viajalo la demo se arma con el catálogo real de la agencia, así que ese mail es literalmente el material con el que se prepara. Publicar el sitio después depende de cuántos productos haya: días, no meses.
Siete pruebas para hacer en la demo
Una demo de sistema para receptivas se evalúa con siete pruebas concretas, cada una con lo que tenés que ver en la pantalla y con la señal de que algo está pegado con cinta.
| Prueba | Qué tenés que ver | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Vender el último lugar por dos canales a la vez | Uno confirma; el otro ve la salida agotada en el momento | "Eso no pasa casi nunca" |
| Mover una reserva de las 9:30 a las 14:00 | Un lugar se libera y otro se toma, sin cancelar ni recrear | Hay que cancelar y volver a cargar |
| Aceptar un presupuesto desde el celular | La reserva nace con sus cupos descontados y su link de pago | Alguien la carga a mano después |
| Que una agencia compradora reserve | Entra con su precio de red y la reserva cae en su cuenta corriente | Le mandan un tarifario y reserva por mail |
| Cobrar a un pasajero en su moneda | Paga en la moneda del producto; el saldo se lleva por moneda | Todo convertido a una cotización del día |
| Pedir la agenda de mañana | Sale con pickups por hotel, planilla por prestador y estado de pago | Se arma exportando a una planilla |
| Mandarle algo al contador | CSV con asientos, cobros y bases imponibles discriminadas | "Eso lo saca el contador del extracto" |
Con que dos fallen, ya sabés que la operación va a seguir en la planilla, sólo que ahora con un sistema al lado.
Las señales de alarma se ven antes de firmar
Las señales de alarma en la elección de un sistema para receptivas aparecen casi siempre en la conversación comercial, antes de tocar el producto, y conviene tenerlas escritas para reconocerlas cuando suenan razonables.
Un precio por usuario que castiga sumar a la persona que carga reservas o al guía que escanea vouchers. Una implementación de meses para una agencia de 2 personas. Una migración "gratis" donde nadie dice quién carga los datos ni cuándo. Un solo idioma, cuando el 30% de los pasajeros de enero hablan portugués. Y la frase que más se repite, "eso se puede desarrollar", que sin precio y sin fecha significa que no existe.
Ninguna es descalificante sola. Dos juntas, sí.
El cambio cuesta días de carga, no meses
El costo real del cambio de sistema en una receptiva es el tiempo de cargar el catálogo y las reservas ya vendidas, y ese tiempo se mide en días si el catálogo tiene 12 productos y en algo más si tiene 60, nunca en meses.
Lo que conviene tener claro antes de empezar es quién carga. En Viajalo el catálogo se arma con la agencia en la demo y en los días siguientes: productos con su moneda y su precio público y de red, salidas con su cupo, agencias compradoras con su tope de crédito. Las reservas ya tomadas se cargan con su estado de pago para que la agenda salga completa desde el primer día.
Lo que no conviene esperar es un importador que lea cualquier planilla y arme todo solo. Cada agencia lleva la planilla de una manera distinta, y una carga acompañada de 12 productos sale mejor que una importación automática que después hay que corregir fila por fila.
Para un DMC hay dos preguntas más
Un DMC, además de todo lo anterior, le vende a varias agencias a la vez y opera en más de una moneda, así que suma dos preguntas a la lista: cómo se lleva la deuda de cada agencia compradora y qué pasa con el saldo en reales, en pesos y en dólares al mismo tiempo.
Las dos tienen su propia nota, con la tabla de lo que un DMC latinoamericano le pide a su software: Software para DMC en Latinoamérica.