Qué es un DMC y por qué su software es distinto
Un DMC (Destination Management Company) es la agencia receptiva que arma y opera los servicios en el destino, y que vende esos servicios tanto al pasajero que llega por su cuenta como a las agencias emisivas que se lo mandan desde otra ciudad u otro país.
Esa doble venta es lo que cambia todo. Una agencia emisiva cotiza productos de otros y su problema es cobrar. Un DMC tiene lugares: la lancha a Isla Victoria lleva 120 personas, la combi al Tronador lleva 19, el guía de canopy atiende 8 por turno. Cada uno de esos lugares se puede vender desde el sitio, por WhatsApp, en el mostrador o desde una agencia de San Pablo que lo tiene en su cuenta corriente. Si los cuatro canales no descuentan del mismo número, un sábado de enero se venden 21 lugares en una combi de 19.
El software para un DMC, entonces, no es un sistema de facturación con módulo de reservas. Es un sistema de cupos con todo lo demás alrededor.
Ocho cosas que hace todos los días, y quién las sostiene
Las ocho cosas que un DMC latinoamericano hace todos los días y cómo las sostiene cada herramienta: la planilla con WhatsApp que usa la mayoría, y un sistema hecho para el receptivo.
| Necesidad | Con planilla y WhatsApp | Lo que tiene que hacer el software |
|---|---|---|
| Cupo por salida | Alguien mira la planilla antes de confirmar, y a veces no | Frenar la venta en todos los canales a la vez cuando se agota |
| Venta a otras agencias | Tarifario por mail, reserva por WhatsApp, deuda en otra pestaña | La agencia entra con su precio de red y reserva sola |
| Deuda de cada agencia | Se reconstruye a fin de mes | Cuenta corriente con debe, haber, saldo y tope de crédito |
| Más de una moneda | Una columna en pesos y otra en dólares, convertidas a mano | Cada producto en su moneda; el saldo, por moneda |
| Idioma del pasajero | Se traduce el PDF cuando hace falta | El sitio y el voucher en el idioma de quien compra |
| La operación del día | Se arma a la noche, a mano | Agenda, planilla por prestador y pickups salen solos |
| Comprobantes e impuestos | El contador pregunta la nacionalidad del pasajero reserva por reserva | Base imponible discriminada por alícuota y nacionalidad |
| Costo y margen | Se calcula una vez al año, si se calcula | Costo de proveedor por producto; margen por período, sin tipear |
Ninguna fila es exótica. Son las mismas ocho cosas en Bariloche, en Cusco, en Cartagena y en Foz de Iguazú.
El cupo es el corazón
El cupo de una salida es la cantidad de lugares que quedan para vender en una fecha y un horario concretos, y es el dato que tiene que vivir en un solo lugar para que ningún canal lo pise.
Parece obvio y casi nadie lo tiene. La planilla lleva el cupo, pero la reserva la carga la persona que atendió el WhatsApp, y entre que atendió y cargó pasaron dos horas y otra venta. El sistema tiene que hacer lo inverso: la reserva descuenta el cupo en el momento en que se confirma, venga de donde venga, y cuando se agota la salida desaparece de la venta al mismo tiempo en el sitio, en el asistente y en el catálogo que ven las agencias.
Hay una segunda parte que se pasa por alto: mover una reserva de horario sin perder el cupo. Un pasajero pide pasar del catamarán de las 9:30 al de las 14:00. En la planilla eso son dos celdas y una llamada. En el sistema tiene que ser un cambio de salida que libera un lugar y toma otro.
La deuda de cada agencia se lleva sola o no se lleva
La cuenta corriente entre agencias es el registro de lo que cada agencia compradora le debe al DMC por los servicios que reservó y todavía no pagó, y es la parte del negocio que peor sobrevive en una planilla, porque la reserva la carga la otra parte.
En la práctica funciona con tres piezas. Un precio de red por agencia, distinto del público. Un tope de crédito que frena las reservas nuevas cuando la deuda llega al límite, en vez de dejar que siga creciendo hasta que alguien se dé cuenta. Y una liquidación periódica contra factura, transferencia o compensación.
Lo que un DMC necesita del software acá es que la agencia compradora entre por un link, vea el catálogo con su precio, reserve sola y que la reserva se asiente en su cuenta en el momento. Ni tarifario por mail, ni WhatsApp de confirmación, ni planilla paralela de deuda. Si la reserva cambia de agencia compradora (pasa más de lo que parece), la cuenta se reasigna sin cancelar ni recrear.
Un detalle que separa a un sistema pensado para receptivos de uno adaptado: la cuenta con los proveedores. El DMC no sólo cobra; también le debe a la lancha, a la combi y al guía. Las dos cuentas tienen que verse en el mismo lugar.
Monedas, idiomas y comprobantes: lo que la región agrega
Operar en Latinoamérica agrega tres capas que un software hecho para Europa o Estados Unidos no trae de fábrica: más de una moneda en la misma agencia, pasajeros que compran en su idioma y comprobantes con reglas fiscales que cambian según quién compra.
Con la moneda la regla es una sola: cada producto tiene la suya y nada se convierte solo. Una excursión se vende en pesos, un traslado privado en dólares, y la agencia de Brasil debe reales. Sumar todo a una cotización del día produce un número que no es de nadie. El saldo se lleva por moneda y se liquida por moneda.
Con el idioma, el pasajero tiene que poder elegir, pagar y recibir el voucher sin que alguien traduzca a mano. Un sitio en más de 15 idiomas resuelve el brasileño que llega a Bariloche en julio y el francés que llega en enero con la misma carga.
Y con los comprobantes, la base imponible tiene que salir discriminada según la alícuota de cada producto y la nacionalidad del pasajero, porque el contador lo va a preguntar reserva por reserva si el sistema no lo trae hecho.
Seis preguntas que separan un sistema receptivo de un módulo pegado
Las preguntas que separan un sistema que entiende el receptivo de uno que le agregó un módulo de reservas a otra cosa, y la respuesta que conviene escuchar en cada caso.
| Pregunta | Por qué importa | La respuesta que querés escuchar |
|---|---|---|
| ¿Qué pasa si vendo el último lugar por WhatsApp y por el sitio al mismo tiempo? | Es el caso que rompe la planilla | Gana el primero que confirma; el otro ve la salida agotada |
| ¿La agencia que me compra tiene que pagar licencia? | Si paga, no entra | Entra por link con su usuario, sin contratar nada |
| ¿Cómo se lleva la deuda en dos monedas? | Convertir inventa una cotización | Saldo por moneda, se liquida por separado |
| ¿Cuánto tarda cargar 12 productos y 40 salidas? | Meses de implementación matan a un DMC chico | Días para el catálogo, no meses; la demo se arma con tus productos |
| ¿El voucher sale con la marca de la agencia que compra? | La emisiva no quiere que su pasajero vea otra marca | Sí, con su marca y su política de cancelación |
| ¿Qué le mando al contador a fin de mes? | Si hay que rearmar, no sirve | Exportación a CSV con asientos, cobros y bases discriminadas |
Si alguna respuesta empieza con "eso se puede desarrollar", anotá el precio de ese desarrollo antes de seguir.
Para quién sí y para quién no
Viajalo está hecho para agencias receptivas y DMC chicos y medianos que venden salidas con capacidad limitada: excursiones regulares, traslados compartidos, navegaciones, actividades de aventura y centros de esquí, en Argentina y en el resto de la región.
No es un GDS aéreo ni un ERP para un operador con cientos de empleados y decenas de sucursales. Si el negocio principal es emitir pasajes o armar paquetes con vuelos de terceros, hay herramientas mejores para eso. Si el negocio es operar lugares en destino y venderlos por varios canales a la vez, esto es exactamente para lo que se construyó.