Qué incluye una cotización de viaje
Una cotización tiene que permitirle al cliente decir que sí sin preguntar nada más. En la práctica son seis datos, y el orden importa porque la mayoría la lee en el celular:
- Qué se cotiza, en la primera línea y con las palabras del cliente: "Bariloche, 4 días, familia de cuatro".
- Fechas y cantidad de pasajeros, separando adultos y menores cuando el precio cambia.
- El precio total y el precio por persona, con impuestos incluidos.
- Qué incluye y qué no: traslados, entradas, comidas, el idioma del guía.
- La fecha de vencimiento, el día en que la agencia deja de sostener ese precio y esos lugares.
- Las condiciones: seña, cuándo se paga el saldo, política de cancelación.
El logo, la razón social y la presentación de la agencia pueden ir al pie. Nadie decide por eso.
Cotización, confirmación de reserva y factura
Los tres documentos se confunden porque llevan los mismos servicios y los mismos precios. Lo que los separa es el momento en que se mandan y a qué compromete cada uno a la agencia.
| Cotización | Confirmación de reserva | Factura | |
|---|---|---|---|
| Cuándo se manda | Antes de que el cliente decida | Cuando el cliente acepta | Después del cobro |
| A qué compromete | Precio y lugares hasta el vencimiento | Los lugares, en esas fechas | Registra la venta ante el fisco |
| Se puede cambiar | Sí, todas las veces que haga falta | Sólo modificando la reserva | Sólo con una nota de crédito |
| Qué hace el cliente con ella | La compara y decide | La guarda para el viaje | La guarda para sus cuentas |
Una cotización aceptada y pagada debería convertirse en reserva sin que nadie vuelva a tipear los datos. Cuando no pasa, en esa segunda carga es donde se cruzan fechas y nombres.
Cuánto dura una cotización
Lo que la agencia pueda sostener el precio y los lugares. Para una excursión regular, entre 3 y 7 días; para un paquete con hotel en temporada alta, más cerca de 48 horas, porque la habitación no espera más.
Sin vencimiento, el cliente la guarda para "verla después" y la vuelve a abrir semanas más tarde esperando el precio del mes anterior. Con vencimiento, decide. Que la fecha esté al lado del total, y no en la letra chica, es lo que hace que funcione.
Ejemplo de cotización de una agencia de viajes
Una cotización de una agencia de Bariloche para una familia de cuatro, dos adultos y dos menores, en enero. Agencia ficticia, precios de ejemplo.
| Día | Servicio | Precio |
|---|---|---|
| 1 | Traslado aeropuerto–hotel, combi privada | USD 60 |
| 2 | Navegación a Isla Victoria y Bosque de Arrayanes | USD 340 |
| 3 | Circuito Chico con guía bilingüe | USD 180 |
| 4 | Traslado hotel–aeropuerto, combi privada | USD 60 |
| Total para 4 pasajeros | USD 640 | |
| Precio por persona | USD 160 |
Debajo de la tabla van lo que incluye (traslados, pasaje del barco, entrada al parque el día 2, guía en inglés el día 3), lo que no (comidas), la seña para confirmar (30%) y el vencimiento, cinco días después del envío.
Si uno de esos servicios se cobrara en pesos, llevaría su propio total en pesos en vez de convertirse con el dólar del día. Dos monedas en una misma cotización son lo normal en el receptivo; sumarlas en un solo número es donde se pierde el margen.
Por qué una cotización se queda sin respuesta
Casi nunca es el precio. Una cotización que no vuelve suele tener alguno de estos tres problemas, y los tres se ven desde afuera en un minuto.
El primero es el precio que no es el final. "USD 640 más impuestos" se lee como un número que todavía va a subir, y el cliente que compara tres cotizaciones descarta primero la que no sabe cuánto le va a costar.
El segundo es que llega en un formato que no se abre bien en el celular. Un PDF de cuatro páginas pensado para imprimir obliga a hacer zoom para encontrar el total, y en ese gesto se pierde la mitad de la atención.
El tercero es más difícil de ver desde la agencia: no saber si el cliente la abrió. Sin ese dato, el seguimiento es a ciegas. Se le escribe a quien ni la miró con el mismo mensaje que a quien la abrió cinco veces, y a ese último, que está decidiendo, conviene llamarlo hoy.
Cómo armar una, paso a paso
La guía práctica sobre cómo armar un presupuesto para una agencia de viajes repasa los campos, el orden y lo que le falta a la plantilla de Word, con un ejemplo más largo.
En Viajalo la cotización es una página web y no un archivo: se arma desde el catálogo, se manda por link, el cliente la abre en el celular y la acepta ahí mismo, y la reserva nace con los lugares descontados y su link de pago. Cómo se ve está en la ficha de presupuestos online.