Wie man Software für Incoming-Agenturen vergleicht
Wer ein System für eine Incoming-Agentur vergleicht, sollte vor allem anderen auf fünf Dinge schauen: ob die Kapazität jeder Abfahrt eine einzige für alle Kanäle ist, ob es mit Kontokorrent an andere Agenturen verkaufen kann, ob es in der Währung jedes Produkts kassiert, ohne Währungen zu addieren, ob aus dem Angebot eine Buchung wird, ohne sie neu zu erfassen, und ob der Tagesplan von selbst an die Leistungsträger geht. Website, Berichte und die Anbindung an die Buchhaltung sind wichtig, bauen aber auf diesen fünf auf.
Agenturen, die in diesem Bereich landen, vergleichen meist vier Wege. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.
| Tabelle und WhatsApp | Generisches CRM | Software für Outgoing-Reisebüros | Incoming-Software wie Viajalo | |
|---|---|---|---|---|
| Kapazität pro Abfahrt | Von Hand gepflegt, oft erst am Ende des Tages | Nicht Teil des Produkts | Nicht ihr Schwerpunkt: Sie verkauft Plätze anderer | Sinkt im Moment jedes Verkaufs, auf allen Kanälen |
| Verkauf an andere Agenturen | Eine Spalte mit Schulden, die niemand bestätigt | Mit eigenen Feldern | Je nach System | Kontokorrent pro Agentur, mit Kreditlimit und Nettotarif |
| Mehrere Währungen | Von Hand umgerechnet | Eine Währung pro Verkaufschance | Üblich bei Flügen und Hotels | Jedes Produkt in seiner Währung, ohne sie zu addieren |
| Vom Angebot zur Buchung | Word, PDF und wieder in die Tabelle | Das Angebot ist ein Anhang | Stark bei Paketen aus Leistungen Dritter | Die Buchung entsteht aus dem angenommenen Angebot |
| Tagesplan für Leistungsträger | Wird jeden Abend erstellt | Nicht Teil des Produkts | Gedacht für Voucher Dritter | Entsteht aus den Buchungen, mit Abholungen pro Hotel |
| Für wen es passt | Agenturen am Anfang, mit wenigen Produkten | Agenturen mit vielen Anfragen und wenig eigenem Betrieb | Agenturen, die Reisen ins Ausland verkaufen | Agenturen, die eigene Abfahrten in ihrem Zielgebiet durchführen |
Für wen welche Option passt
Tabelle und WhatsApp sind der Ausgangspunkt fast aller Agenturen, und daran ist nichts falsch, solange ein oder zwei Personen verkaufen. Die Grenze ist bekannt: Sie kommt in der ersten Hochsaison, wenn der letzte Platz einer Abfahrt zweimal verkauft wird.
Ein generisches CRM ordnet Anfragen und Nachverfolgung, und das ist viel. Buchung und Kapazität bleiben außen vor, also lebt es neben einem anderen System und neben jemandem, der die Daten vom einen ins andere überträgt. Die Seite zum CRM für Reisebüros zeigt, wie Viajalo Anfragen mit der Buchung verbindet.
Software für Outgoing-Reisebüros ist dafür gemacht, weiterzuverkaufen, was andere produzieren: Flüge, Hotels, Pakete von Veranstaltern. Wenn eine Agentur beides macht, ist oft ein System pro Geschäft sinnvoll.
Incoming-Software ist um das gebaut, was die Agentur in ihrem Zielgebiet selbst durchführt. Das macht Viajalo, und der Vergleich mit der Arbeitsweise der meisten Agenturen heute steht in Viajalo gegen Tabelle und WhatsApp.
Worauf man vor der Wahl achten sollte
Ein Vergleich auf dem Papier hilft beim Aussortieren; entschieden wird in einer Demo mit dem eigenen Katalog. Was jeder Teil des Systems macht, mit den echten Bildschirmen, steht bei den Funktionen, eine Seite pro Modul.