# Opérations, prestataires et guides

> La journée d'une agence réceptive : planning, feuille de route, prises en charge, guides et prestataires affectés à chaque départ.

- URL: https://www.viajalo.ar/fr/fonctionnalites/operations-et-prestataires
- Publicado: 2026-10-04
- Idioma: fr
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Viajalo construit la journée de l'agence : le planning des départs, la feuille de route avec les passagers de chacun, les points de prise en charge et le prestataire, le guide et le véhicule affectés. Chaque prestataire a sa fiche, son compte courant et ses règlements, et une réservation peut se répartir entre plusieurs prestataires sans cesser d'être une seule réservation.

## Ce que cela résout

Les opérations se jouent entre sept et neuf heures du matin : qui part, avec qui, dans quel véhicule et pour aller chercher qui. Si cette information vit dans un groupe de messages et sur une feuille imprimée, chaque changement de dernière minute est annoncé deux fois et perdu une fois. Viajalo la garde sur un écran qui suit les réservations.

## Comment cela fonctionne

1. **Le planning montre les départs du jour** avec leurs places vendues, leur horaire et leur état.
2. **Chaque départ a sa feuille de route** : passagers, téléphones, langue, points de prise en charge et observations.
3. **Vous affectez prestataire, guide et véhicule** au départ, chacun avec son rôle.
4. **À la clôture, chaque prestataire a son règlement** : ce qu'il a opéré, ce qui lui est dû et ce qui a été payé, sur son compte courant.

## Les détails qui comptent

- Bons d'échange et documents à la charte de l'agence, par produit et par langue.
- Changement d'horaire d'un départ : les réservations suivent et conservent leurs places.
- Modification d'une réservation après coup : client, passagers, point de prise en charge et dates, avec l'historique de chaque changement.
- Alertes sur le téléphone de l'équipe et tâches assignées, sans application à installer.
- Le planning peut se synchroniser avec l'agenda que l'équipe utilise déjà.
- Réaffectation d'une réservation à une autre agence acheteuse, sans annuler ni ressaisir.

## Preguntas frecuentes

### Puis-je affecter plusieurs prestataires à une même réservation ?

Oui. Chaque ligne de la réservation peut avoir son prestataire : l'excursion avec l'un, le transfert avec l'autre. Chacun voit sa part et est réglé pour sa part.

### Que devient un prestataire avec lequel je ne travaille plus ?

Il est archivé au lieu d'être supprimé. Il n'apparaît plus pour les affectations, et les anciennes réservations et règlements gardent leur historique.

### La feuille du jour peut-elle être imprimée ou envoyée ?

Oui. Elle sort en PDF avec les passagers, les téléphones, les points de prise en charge et les observations de chaque réservation, prête à envoyer au guide ou au prestataire.

### Faut-il saisir à la main les réservations reçues par courriel ?

Pas forcément. Si une réservation arrive en photo, en PDF ou en document, Viajalo la lit, retrouve l'excursion correspondante et la laisse préparée pour que vous la vérifiiez avant de la confirmer.