# Cómo armar un presupuesto para una agencia de viajes que el cliente acepte > Qué tiene que tener el presupuesto de una agencia de viajes para que lo acepten: campos, orden, vencimiento y lo que le falta a la plantilla de Word. - URL: https://www.viajalo.ar/blog/como-armar-un-presupuesto-para-agencia-de-viajes - Publicado: 2026-09-05 - Idioma de esta vista: es - Autor: Facundo - Otras versiones: en: https://www.viajalo.ar/en/blog/how-to-build-a-travel-agency-quote Un presupuesto de agencia de viajes es una propuesta con precio total por persona, fechas, qué incluye y qué no, condiciones de cancelación y una fecha hasta la que vale. El cliente lo compara con otros dos o tres, así que gana el que se entiende en el celular en menos de un minuto y se puede aceptar sin llamar a nadie. ## Siete partes, ninguna opcional Un presupuesto de agencia de viajes tiene siete partes, y el orden en que aparecen pesa tanto como el contenido, porque el cliente lo lee en el celular, de pie, y decide en el primer pantallazo si sigue leyendo. | Parte | Para qué está | El error más común | |---|---|---| | Qué se está cotizando | Que el cliente reconozca su pedido en la primera línea | Arrancar con el logo, la razón social y el CUIT | | Fechas y cantidad de pasajeros | Evitar la vuelta de "era para el 14, no el 15" | Ponerlas al final, en letra chica | | Precio total por persona | Es el número que va a comparar con los otros presupuestos | Mostrar sólo el total del grupo, o el precio sin impuestos | | Qué incluye y qué no | Es lo que evita la discusión el día de la excursión | Un "consultar" donde debería haber un sí o un no | | Itinerario, aunque sea corto | Convierte una lista de servicios en un viaje | Copiar el texto del prestador tal cual | | Condiciones de cancelación | El cliente compra tranquilo si sabe cómo se arrepiente | Un enlace a un PDF de 4 páginas | | Hasta cuándo vale y cómo aceptar | Sin fecha no hay urgencia; sin botón no hay aceptación | Cerrar con "cualquier consulta, a disposición" | Ninguna de las siete es opcional. Si alguna falta, el cliente la pregunta por WhatsApp, y cada pregunta es una tarde más sin cerrar. Para la definición corta, con la diferencia entre cotización, reserva y factura, está la nota sobre qué es una cotización. ## El orden importa más que el diseño El orden correcto de un presupuesto sigue las preguntas que el cliente se hace, en el orden en que se las hace: qué es, para cuándo, cuánto sale, qué incluye, cómo cancelo, cómo acepto. La mayoría de las plantillas hacen lo contrario. Empiezan con la agencia (logo, dirección, CUIT, condiciones generales) y terminan con lo único que el cliente vino a buscar. Es la lógica de una factura, no de una venta. Una prueba simple: abrí tu último presupuesto en el celular y contá cuántas veces hay que deslizar hasta ver el precio por persona. Si son más de una, el orden está al revés. ## El precio por persona se compara antes que la marca El cliente que recibe tres presupuestos compara primero el precio total por persona, después qué incluye ese precio, y recién después mira quién lo mandó, así que esos dos datos tienen que ser imposibles de no ver. El precio por persona tiene que ser el que va a pagar, con impuestos y con la tasa de embarque o el ingreso al parque si corresponde. Un precio "más impuestos" que después sube un 21% no se lee como un precio más bajo: se lee como una sorpresa. Ese número también te tiene que dejar algo: [cuánto gana una agencia por excursión](https://www.viajalo.ar/blog/como-calcular-la-rentabilidad-de-una-excursion) depende de los costos que se pagan por salida, no sólo de los del pasajero. Lo que incluye conviene escribirlo con verbos concretos. "Traslado desde hoteles del centro" dice algo. "Servicios según programa" no dice nada y obliga a preguntar. ## Qué le falta a la plantilla de Word La plantilla de Word, exportada a PDF y mandada por WhatsApp, cumple con casi todas las partes de la tabla y falla en una sola cosa: después de mandarla, la agencia no sabe nada más. No sabe si el cliente la abrió. No sabe si la comparó con otras dos. No sabe si la aceptó hasta que el cliente vuelve a escribir, y cuando vuelve a escribir muchas veces es para pedir un cambio, que implica rehacer el archivo, exportarlo y mandarlo de nuevo. Hay un segundo problema, más silencioso. El PDF no reserva nada. Cuando el cliente dice "dale", alguien tiene que ir al sistema (o a la planilla) y cargar la reserva a mano, con la fecha, los pasajeros y el pickup que ya estaban escritos en el presupuesto. Ese doble tipeo es donde nacen los errores del día de la salida.
El recorrido de un presupuesto, del armado a la reserva Cinco pasos en fila: se arma con productos del catálogo, se manda por link, el cliente lo abre en el celular, lo acepta con un toque y la reserva se crea sola con sus cupos y su link de pago. 1. Se arma productos, fechas, pasajeros, vencimiento 2. Se manda un link, por WhatsApp o por mail 3. Se abre en el celular, con fotos, mapa e itinerario 4. Se acepta con un toque, antes de que venza 5. Reserva cupos descontados y link de pago Del paso 1 al 5 nadie vuelve a tipear la fecha, los pasajeros ni el pickup.
Un presupuesto que se acepta en la misma página no necesita que alguien cargue la reserva después.
## Sin vencimiento no hay decisión La fecha de vencimiento de un presupuesto es la fecha hasta la que la agencia se compromete a sostener el precio y el lugar, y es el dato que más presupuestos cierran y más agencias olvidan. Sin vencimiento, el cliente lo guarda para "verlo después" y lo vuelve a abrir en marzo con precios de enero. Con vencimiento, decide. Para una excursión regular, entre 3 y 7 días alcanza. Para un paquete con hotel en temporada alta, 48 horas, porque la habitación no espera más. Sobre cuándo mandarlo hay una regla que funciona: el mismo día en que el cliente preguntó. Un presupuesto que llega a las 48 horas compite con dos que llegaron a las 2. ## Del presupuesto a la reserva sin volver a tipear En Viajalo el presupuesto es una página web, no un archivo: se arma con los productos del catálogo, se manda por link, el cliente lo abre en el celular y lo acepta desde ahí, y la reserva nace sola con sus cupos descontados y su link de pago. Eso resuelve las dos fallas de la plantilla a la vez. La agencia ve si el presupuesto fue aceptado, y cuando lo es, nadie carga nada a mano: la fecha, los pasajeros y el pickup que el cliente ya vio son los mismos que quedan en la reserva. Algunos detalles que cambian el trabajo diario. Las plantillas se guardan por agencia, para los armados que se repiten cada semana. Cada producto va en su moneda, sin inventar una cotización. La página sale en el idioma del cliente, con más de 15 disponibles. Y cada presupuesto lleva sus propios UTM, así que a fin de mes se ve qué canal trae presupuestos que se aceptan y cuál trae presupuestos que se miran y nada más. Lo que no cambia es el trabajo de pensar el viaje. Elegir qué excursión conviene un martes con viento en Bariloche sigue siendo de la agencia. Lo que se va es el Word. ## Preguntas frecuentes ### ¿Hasta cuándo tiene que valer un presupuesto? Lo que dure el precio y el cupo que estás prometiendo. Para una excursión regular, entre 3 y 7 días es razonable. Para un paquete con alojamiento en temporada alta, 48 horas, porque el hotel no te guarda la habitación más que eso. Lo importante es que la fecha esté escrita en el presupuesto y que al vencer deje de poder aceptarse. ### ¿En qué moneda conviene presupuestar? En la moneda en la que cobrás cada producto, sin convertir. Si la excursión se vende en pesos y el traslado privado en dólares, el presupuesto muestra las dos y el cliente paga cada una en la suya. Sumar todo a una cotización del día obliga a rehacer el presupuesto cada vez que se mueve el cambio. ### ¿Qué pasa cuando el cliente acepta? Tiene que nacer la reserva, sin que nadie vuelva a tipear lo que ya estaba en el presupuesto. Los cupos se descuentan de cada salida y el cliente recibe el link de pago. Si entre la aceptación y el pago se agota una salida, es mejor enterarse en ese momento y no el día de la excursión.